Insturen formulieren studiereis Engeland locatie Marnix

Deze informatie is van belang indien uw kind binnenkort mee hoopt te gaan met de reis naar Engeland, waar hij/zij les zal krijgen op de talenschool: de Bournemouth School of English (BSE). Graag informeren wij u over welke gegevens wij voor deze reis van de leerlingen verzamelen en waarom.

Voor deze reis verzamelen wij de volgende persoonlijke gegevens:

• relevante informatie met betrekking tot de lichamelijke en geestelijke gezondheid van uw kind, zodat docenten en gastouders rekening kunnen houden met specifieke behoeften en adequaat kunnen reageren in een bepaalde situatie;
• een kopie van het paspoort van uw kind. Het documentnummer, de geboortedatum en namen van uw kind (níet het Burgerservicenummer)  zijn nodig voor de talenschool. Voor het vervoer met bus en ferry is een passagierslijst nodig, waarvoor wij alleen de namen van uw kind invullen. Wanneer u een kopie van het paspoort maakt, mogen het Burgerservicenummer en de pasfoto onzichtbaar zijn;
• e-mailadres en telefoonnummer(s) van ouders/anderen met wie contact opgenomen moet worden in geval van nood. Het opgegeven e-mailadres wordt ook gebruikt voor correspondentie met betrekking tot deze reis, door de organisatoren en door de groepsleiders;
• het mobiele telefoonnummer van uw kind. Dit wordt doorgegeven aan de talenschool en de groepsleiders, zodat zij uw kind kunnen bellen wanneer uw kind bijvoorbeeld niet verschijnt op de afgesproken tijd en plaats;
• een overzicht met alle pasfoto’s van de leerlingen wordt aan de groepsleiders gegeven, zodat zij de leerlingen gemakkelijk kunnen herkennen. Hiervoor worden de pasfoto’s uit het leerlingenadministratiesysteem van school gebruikt;
• uw kind heeft vooraf een niveautoets Engels gemaakt. Het resultaat hiervan geven wij door aan de BSE, zodat uw kind tijdens de week zoveel mogelijk op eigen niveau les zal krijgen.

Met uitzondering van de pasfoto en het resultaat van de niveautoets, vragen wij u de benodigde gegevens zelf aan te leveren door de hieronder genoemde formulieren in te vullen en als bijlage aan ons te verstrekken.

De door u aangeleverde gegevens worden door ons verstrekt aan de BSE en de vervoersmaatschappij -- uiteraard per organisatie alleen de informatie die nodig is. Na afloop van de reis zullen wij de gegevens op onze school niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk.

De talenschool en het vervoersbedrijf zijn, op het moment dat zij uw gegevens ontvangen, verwerker en verwerkingsverantwoordelijke van deze persoonsgegevens. Dat wil zeggen dat hun privacybeleid op deze gegevens van toepassing is. Conform de wet- en regelgeving moeten de betreffende organisaties zelf transparant inzicht geven in hun privacybeleid inzake persoonsgegevens. Dit beleid is te vinden op de website van de betreffende organisaties of bij hen op te vragen:

The Bournemouth School of English: Privacy Notice

http://www.poferries.com/nl/privacybeleid

http://www.comforttouring.nl/

https://www.dfds.com/nl-nl/juridisch/privacy

Graag ontvangen wij de onderstaande documenten (als twee aparte bijlagen):

1. een kopie van een geldig paspoort van uw kind. Dat wil zeggen dat het reisdocument geldig moet zijn tot en met de dag van terugkomst uit Engeland;
2. het ingevulde en ondertekende Parental Consent Form als duidelijk leesbaar PDF-document (niet als afbeelding). Graag invullen met zwarte pen en in blokletters. Middels dit formulier geeft u toestemming voor een aantal specifieke zaken (zoals vervoer van uw kind, het verblijf in een gastgezin etc.) en verstrekt u relevante persoonlijke en medische informatie over uw kind. Ook geeft u aan kennis te hebben genomen van het Code of Conduct en Contract of Care, en dat u instemt met de voorwaarden die de BSE stelt (Terms and Conditions) aan het verblijf van uw kind bij de BSE.