Administratie aan- en afwezigheid: gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht of op de plaats waar het onderwijs wordt gevolgd en hun afwezigheid vanwege geoorloofd en ongeoorloofd verlof of verzuim, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): de Verordening;
Arbeidsvoorwaarden: gegevens betreffende de functie en de arbeidsvoorwaarden;
Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, als bedoeld in artikel 51 van de AVG;
Belasting, premies: gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid;
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. De categorieën van betrokkenen zijn opgenomen in artikel 5 van dit reglement: een sollicitant, een medewerker werkzaam/werkzaam geweest bij de Scholengroep Driestar-Wartburg, een leerling ingeschreven/ingeschreven geweest bij de Scholengroep Driestar-Wartburg of een ouder/verzorger van wie gegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen, alle overige personen werkzaam bij of ten dienste van de Stichting, waaronder de leden van het toezichthoudend orgaan, leveranciers en dienstverleners, huurders en de bezoekers van één van de schoolgebouwen van de Scholengroep Driestar-Wartburg;
Burgerservicenummer (BSN): het unieke persoonsnummer voor iedereen die ingeschreven staat in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse overheid. Iedereen die zich inschrijft in de BRP krijgt automatisch een BSN;
Camerabeelden school(terrein): camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school;
College van Bestuur of het bestuur: vertegenwoordiger van de Stichting
CRM-, debiteuren- of crediteurennummer: CRM staat voor Customer Relationship Management, het is het onderdeel van de administratie van de Stichting waar organisaties en personen, waarmee de Stichting een relatie of interactie heeft (gehad), worden beheerd. Aan deze organisaties en personen wordt een nummer toegekend. Aan organisaties of personen die debiteur of crediteur zijn wordt ook een debiteurennummer of crediteurennummer toegekend;
Cursisten: deelnemers die deelnemen aan door de Scholengroep Driestar-Wartburg verzorgde cursussen en trainingen. Deze vinden veelal plaats onder de werknaam 'Driestar-Wartburg Academie';
Derde: degene, niet zijnde de verwerker of degene die onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke werkzaam zijn, die door de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
Dienst van de informatiemaatschappij: dienst die gewoonlijk tegen vergoeding, langs elektronische weg, op afstand en op individueel verzoek van een afnemer van diensten wordt verricht zonder dat partijen gelijktijdig op dezelfde plaats aanwezig zijn;
Docenten/ OOP/ Begeleiders (Functiegroep): gegevens van docenten, onderwijsondersteunend personeel en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de school en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
ECK-iD: een afgeleide van het PGN, het persoonsgebonden nummer dat door DUO wordt verstrekt aan "iedereen die onderwijs volgt dat door de overheid wordt betaald". Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun schooladministratie. Het ECK iD is net zo sterk als het PGN en even uniek, maar het is een versleutelde versie daarvan, speciaal voor gegevensuitwisseling rond digitale leermiddelen. Gebruik van het ECK iD is wettelijk bedoeld voor de Educatieve Contentketen. Dit is de keten waarin administratiesystemen van scholen, digitale leeromgevingen, toegangsdiensten, distributeurs en uitgeverijen gekoppeld zijn en samenwerken om het gebruik van digitale leermiddelen mogelijk te maken. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten;
Effectueren arbeidsvoorwaarden (gegevens gezin(sleden)): gegevens, waaronder begrepen gegevens over gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
FG: functionaris (voor de) gegevensbescherming;
Foto's en videobeelden: foto's en videobeelden met of zonder geluid van (les)activiteiten van de school, van lessen van onderwijzend personeel en van cameratoezicht;
Functie-uitoefening/ personeelsbeoordeling/ loopbaanbegeleiding: gegevens over de functie-uitoefening, de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn;
Functionaris (voor de) gegevensbescherming: persoon die binnen de Stichting toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Geblokkeerde websites: de bezochte website(s) en het tijdstip waarop dat gebeurde, de categorie waarin de bezochte website valt en het feit of er al of niet toegang werd verleend tot de opgevraagde website;
Gegevens met het oog op het vervullen van de functie: gegevens met het oog op het vervullen van de functie (bijvoorbeeld gegevens in het kader van een te voeren voorkeursbeleid voor minderheden of re-integratiebeleid) of gegevens die door of na toestemming van de betrokkene zijn verstrekt (assessments, psychologisch onderzoek, uitslag medische keuring);
Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften: gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijfgelden, (vrijwillige) ouderbijdragen en giften, vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;
Gegevens over de functie binnen de RvT: gegevens betreffende de functie binnen het toezichthoudend orgaan, en ook over de aard, de inhoud van de overige werkzaamheden en expertise;
Gegevens over de (vervolg)studie respectievelijk de toekomstige werkkring: gegevens betreffende de aard van de (vervolg)studie respectievelijk toekomstige werkkring en de periode gedurende welke betrokkene de opleiding heeft gevolgd;
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: een beoordeling van het effect van de (beoogde) verwerking op de bescherming van persoonsgegevens;
Gevolgde en te volgen opleidingen/ cursussen/ stages: gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
Gezondheid/ welzijn: (medische) gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene;
Godsdienst/ levensovertuiging: gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs of voor zover die noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening in overeenstemming met de benoemingsvoorwaarden of voor zover die noodzakelijk zijn voor de beoordeling of betrokkene voldoet aan de benoemingsvoorwaarden;
Groep: een economische eenheid waarin rechtspersonen organisatorisch verbonden zijn (artikel 2:24 BW);
In het belang van arbeidsomstandigheden en veiligheid: gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden en veiligheid;
Inloggegevens schoolnetwerk, digitale leermiddelen, softwareapplicaties: inloggegevens voor het schoolnetwerk, de door de school gebruikte digitale leermiddelen, sociale media en softwareapplicaties voor onderwijsdoeleinden, en ook inlogcodes voor de bestelling van reguliere leermiddelen bij de leverancier;
Leerling: persoon die onderwijs volgt, heeft gevolgd of gaat volgen op de Scholengroep Driestar-Wartburg;
Leerlingnummer: eenduidig nummer dat wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens van een leerling (administratienummer dat door de school wordt toegekend);
Leerprestaties: gegevens over de leerresultaten van betrokkene, waaronder maar niet uitsluitend gerekend worden test- en toetsgegevens, gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, zaken die volgens de basisschool van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs, zaken die volgens de school van invloed kunnen zijn op de prestaties in het vervolgonderwijs, verzuim en afwezigheid van de leerling, de diagnostische eindtoets, het werk van het centraal examen en de rekentoets
NAW- en communicatiegegevens: naam, voornamen, voorletters, roepnaam, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, privé- en zakelijke e-mailadressen en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en ook bankrekeningnummer(s) van de betrokkene, de (voorgenomen) klasindeling, en de organisatie of het organisatieonderdeel waartoe de betrokkene behoort en gegevens over lidmaatschap van de medezeggenschapsraad;
NAW-, communicatiegegevens en nationaliteit van ouders, voogden, verzorgers: naam, voornamen, voorletters, roepnaam, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadressen en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en ook bankrekeningnummer(s) van de betrokkenen en of er sprake is van gezamenlijk ouderlijk gezag en gegevens over lidmaatschap van de ouderraad of de ouder- en leerlinggeleding van de medezeggenschapsraad;
Onderwijstype en -niveau (klas): gegevens over het type onderwijs en het onderwijsniveau dat door een leerling wordt gevolgd en de klas waarin de leerling is geplaatst.
Ouders: ouders, voogden of verzorgers van leerlingen en oud-leerlingen;
Overstapdossier (OSO) en Onderwijskundig rapport (OKR): het overstapdossier bevat administratieve gegevens, de zorggegevens, begeleidingsgegevens en informatie over leerresultaten van de leerling. Het OSO-overstapdossier bevat alle generieke informatie van het onderwijskundig rapport (OKR). Het onderwijskundig rapport (OKR) bevat alle informatie die nodig is voor het leren en begeleiden van de leerling op een nieuwe school. Hierin staan administratieve gegevens en gegevens over de onderwijshistorie, leerresultaten, stage- en werkervaring, de sociaal-emotionele ontwikkeling, gedrag, begeleiding en verzuimhistorie van de leerling;
Personeel:
de bij de Scholengroep Driestar-Wartburg werkzame directeur, adjunct-directeur, afdelingsleider of leraar en overige medewerkers benoemd in een andere functie dan het geven van onderwijs, waaronder begrepen de leden van het bestuur die zijn benoemd door de raad van toezicht als bedoeld in artikel 24e1, vierde lid van de Wvo respectievelijk artikel 28i vierde lid van de Wec, voor zover die leden mede zijn benoemd op basis van een arbeidsovereenkomst;
de onder 1 bedoelde medewerker die zonder benoeming of aanstelling is tewerkgesteld bij of ingeleend door de Scholengroep Driestar-Wartburg;
Personeelsnummer/ personeelscode/ roostercode: eenduidige cijfer- en/of lettercombinatie die wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens van personeel en vrijwilligers (administratienummer dat door de school wordt toegekend);
Persoonsgebonden nummer (PGN)/ onderwijsnummer/ ECK-iD: in het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN), ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen moeten het PGN gebruiken in hun administratie;
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’);
Pseudonimisering: het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan de specifieke persoon kunnen worden gekoppeld, zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld;
Salaris, vergoedingen, beloningen (in natura): gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura;
Scholengroep Driestar-Wartburg: zie Stichting;
School: een school als bedoeld in artikel 1 van de Wvo respectievelijk artikel 1 van de Wec en die in stand wordt gehouden door de Stichting;
Schoolbegeleiding: activiteiten ten behoeve van de schoolorganisatie of het onderwijs aan een school die dienen tot begeleiding, ontwikkeling, advisering, informatieverstrekking en evaluatie, en ook (voorgenomen) klasindeling en activiteiten tot bevordering van een optimale schoolloopbaan van leerlingen;
Stichting: Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs op Reformatorische Grondslag Driestar-Wartburg, statutair gevestigd te Gouda, kantoorhoudende te Gouda, Ronsseplein 1 (postcode 2803 ZV), ingeschreven in het handelsregister onder nummer 41174338;
Tijdstip, datum, plaats cameraopnamen: de gegevens over het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt;
Toestemming van betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde ondubbelzinnige wilsuiting door een verklaring of een ondubbelzinnig actieve handeling, waarmee betrokkene hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
Het toezichthoudend orgaan: de Raad van Toezicht;
Verordening: Verordening EU 2016/679 van 27 april 2016 over de bescherming van natuurlijke personen vanwege de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Verwerkingsverantwoordelijke: de Stichting;
Verwerker: degene die op basis van een overeenkomst ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
Voormalige functie(s), dienstverbanden: gegevens betreffende de functie of de voormalige functie(s), en ook over de aard, de inhoud en de beëindiging van voorgaande dienstverbanden of gegevens betreffende de functie(s) waarin en de periode gedurende welke betrokkene voor de verwerkingsverantwoordelijke werkzaam is geweest;
Vrijwilliger: persoon die vrijwilligerswerk doet of die als ouder lid is van de medezeggenschapsraad. Vrijwilligerswerk is werk dat de vrijwilliger onverplicht en onbetaald of voor een vrijwilligersvergoeding doet voor de Scholengroep Driestar-Wartburg. De vrijwilliger is niet in dienst bij de Stichting;