De Stichting beschikt over een privacyverklaring, waarin betrokkenen in duidelijke, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm, in het bijzonder wanneer de informatie specifiek voor de leerling is, worden geïnformeerd over de gegevens die van hem worden verwerkt, de wijze waarop, en de redenen waarom dit gebeurt.
Recht op informatie
Betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, dan wel - indien zij de leeftijd van zestien jaar nog niet bereikt hebben - hun wettelijke vertegenwoordigers, hebben het recht van inzage in, en recht op een kopie van, de over hen, respectievelijk hun pupil, opgenomen gegevens en van de volgende informatie over:
de verwerkingsdoeleinden en de rechtsgrond voor de verwerking;
de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
de ontvangers en/of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen of als dat niet mogelijk is de criteria om die termijn te bepalen;
de herkomst van de verwerkte gegevens als deze niet van betrokkene afkomstig zijn;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming en ook het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor betrokkene.
Recht op rectificatie en wissing
Betrokkenen hebben het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens.
Betrokkenen hebben recht op wissing van gegevens (‘recht op vergetelheid’) in de volgende situaties:
de persoonsgegevens zijn niet langer nodig;
de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in en er is geen andere rechtsgrond voor die verwerking;
de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen prevalerende dwingende vormen voor verwerking;
de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
er is een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen;
de persoonsgegevens zijn verzameld vanwege een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij.
In het geval de te wissen gegevens openbaar zijn gemaakt en de Stichting besluit de gegevens te wissen, neemt de Stichting, rekening houdend met de beschikbare technologie en uitvoeringskosten redelijke maatregelen waaronder technische maatregelen, om andere verwerkingsverantwoordelijken ervan op de hoogte te stellen dat de betrokkene heeft verzocht om iedere koppeling naar of kopie of reproductie van die gegevens te wissen.
Artikel 6.3.1 en 6.3.2 zijn niet van toepassing als verwerking nodig is voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting of voor het nakomen van een wettelijke verwerkingsverplichting, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang, om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid, of met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek, voor zover het in 6.3.1 en 6.3.2. bedoelde recht de verwezenlijking van de deze doeleinden onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen.
Recht op beperking van verwerking van gegevens
Betrokkene heeft op grond van de verordening in nader bepaalde situaties een recht op beperking van de verwerking van zijn gegevens. Dit houdt in dat de Stichting de persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag, slechts verwerkt met toestemming van betrokkene of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander natuurlijk persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Betrokkene heeft recht de hem betreffende persoonsgegevens die hij zelf aan de Stichting heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en hij heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen in de gevallen dat persoonsgegevens door hem op basis van verleende toestemming (artikel 6 lid 1a AVG) zijn verstrekt of op basis van een overeenkomst (artikel 6 lid 1b AVG) en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
Bij de uitoefening van zijn recht op gegevensoverdraagbaarheid vanwege het vorige lid heeft de betrokkene het recht dat gegevens, als dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van de ene naar de andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgezonden.
Het recht geldt niet voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend.
Indiening van een verzoek
Een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt gericht aan de Stichting ter attentie van de functionaris gegevensbescherming. Betrokkene kan zijn verzoek richten aan functionarisgegevensbescherming@driestarwartburg.nl
Bij het opvragen van het leerlingdossier door een leerling van 16 jaar of ouder hanteert de Stichting een onderscheiden procedure. Deze procedure is als bijlage toegevoegd aan dit reglement.
Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden. Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond, of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter kan de Stichting echter:
een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verzoek gepaard gaat; ofwel
weigeren gevolg geven aan het verzoek.
De Stichting verstrekt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven.
Indien de betrokkene een verzoek doet omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden zijn, hij een belang heeft bij beëindiging van de verwerking dat zwaarder weegt dan dat van de organisatie, dan wel de verwerking gezien de doelstelling van het reglement niet (langer) noodzakelijk is, dan wel strijdig zijn met dit reglement, neemt de functionaris gegevensbescherming namens de verwerkingsverantwoordelijke binnen een maand nadat betrokkene dit verzoek heeft ingediend, hierover een schriftelijke beslissing.
Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. De Stichting stelt de betrokkene binnen een maand in kennis van een dergelijke verlenging. Wanneer betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt.
Als de Stichting twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens over zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.
Indien de Stichting geen gevolg wenst te geven aan een verzoek als bedoeld in dit artikel doet hij hiervan – gemotiveerd - schriftelijk mededeling aan de betrokkene, binnen een maand na ontvangst van het verzoek.
Beperkingen
De reikwijdte van verplichtingen van de Stichting enerzijds en de rechten van betrokkene anderzijds kunnen zijn beperkt op grond van wet- en regelgeving die op de Stichting en/of zijn verwerkers van toepassing zijn.
Recht op het indienen van een klacht
De betrokkene die zich niet kan verenigen met de afwijzing van zijn verzoek als bedoeld in dit artikel kan zich wenden tot de externe klachtencommissie zoals bedoeld in de klachtenregeling van de Stichting of de Autoriteit Persoonsgegevens benaderen met een verzoek tot bemiddeling.