Een inbreuk op de beveiliging die mogelijk leidt tot verlies of onrechtmatige verwerking moet gemeld worden. Meldingen kunnen gedaan worden
Personeel, leerlingen en ouders worden onder andere door het Protocol beveiligingsincidenten bewust gemaakt onder welke omstandigheden en voorwaarden sprake kan zijn van een beveiligingsincident waarbij (mogelijk) persoonsgegevens zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking.
Als een personeelslid, een leerling of een ouder een beveiligingsincident signaleert waarbij (mogelijk) persoonsgegevens zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking, meldt diegene dit per omgaande aan het Privacyteam of de Functionaris Gegevensbescherming, ongeacht het tijdstip van de dag.
Iedereen is te allen tijde bevoegd zelfstandig een melding te doen bij één van de leden van het College van Bestuur, dus ook bij het ontbreken van een voorafgaande melding aan het Privacyteam of de FG.
Door de melding aan het Privacyteam, de FG en/of het College van Bestuur wordt de procedure als verwoord in het handboek beveiligingsincidenten en datalekken daadwerkelijk gestart.