In dit protocol zijn de afspraken vastgelegd voor het gebruik van de camera's en het bekijken en de opslag van de beeldinformatie.
Het maken van (digitale)opnames, dan wel het gebruik van camera's, heeft ten doel:
- het zorgdragen voor beveiliging om ongewenst gedrag (waaronder, maar niet uitsluitend: diefstal, vandalisme en pestgedrag) te voorkomen en in voorkomende gevallen te kunnen signaleren en vastleggen;
- het begeleiden en coachen van personeel, in het bijzonder maar niet uitsluitend onderwijzend personeel in lessituaties;
- het begeleiden en coachen van leerlingen;
- het geven van les op afstand via beeldbellen;
- het bestrijden van fraude bij examens en toetsen met digitale surveillance;
- het tot stand brengen van een rechtstreekse uitzending van een gebeurtenis.
- camera’s: het betreft camera’s die bedoeld zijn voor algemeen toezicht en voor het geven van les op afstand;
- camerasysteem: het geheel van camera’s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingskasten, (glasvezel)verbindingen en bevestigingen;
- video-opnames: camera-opnames met als doel begeleiding en coaching;
- beheer: zorg voor de continuïteit van het cameratoezicht;
- hoofd Technische Dienst: degene die, samen met de facilitair manager, is belast met het beheer van het camerasysteem;
- facilitair manager: degene die, samen met het hoofd Technische Dienst, is belast met het beheer van het camerasysteem;
- beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde filmbeelden;
- beeldbellen: internetbellen met een of meer anderen met een app(licatie), waardoor docenten en leerlingen elkaar kunnen zien op het computerscherm;
- digitale surveillance: (online) surveilleren op afstand tijdens het afnemen van examens en toetsen met controle-software, videobeelden en/of meekijken op het scherm.
- Cameratoezicht vindt plaats op het schoolterrein van de locaties van de Scholengroep Driestar-Wartburg. Binnen de schoolgebouwen vindt cameratoezicht plaats op de plaatsen en de tijdvakken als omschreven in artikel 3, lid 4, 5 en 6, van dit protocol;
- De locatie van camera’s voor cameratoezicht wordt bepaald door de locatiedirectie in overleg met het hoofd technische dienst, de facilitair manager en de beleidsmedewerker arbo en veiligheid;
- Camera’s voor cameratoezicht worden niet geplaatst op de volgende locaties:
- in werkruimten van medewerkers,
- in toiletten,
- in kleed- en doucheruimten en
- op de openbare weg;
- Cameraopnamen voor cameratoezicht vinden continu plaats als er door de camera beweging wordt gedetecteerd;
- De Scholengroep Driestar-Wartburg heeft op de volgende plaatsen camera's voor cameratoezicht geplaatst:
- bij de fietsenstalling,
- toegangshekken,
- op het schoolterrein,
- in de gebouwen gericht op de ingangen, verkeersruimten (gangen), aula’s, kluisjes en garderobes,
- op parkeerplaatsen en afgesloten terreinen, behorende en gelegen nabij onze schoolgebouwen en
- in specifieke ruimten, zoals computerlokalen;
- Cameratoezicht in het kader van het bestrijden van fraude bij examens en toetsen met digitale surveillance vindt plaats in de ruimtes waar de deelnemers aan het examen of de toets aanwezig zijn, gedurende het afnemen van het examen of de toets;
- Video-opnames worden gemaakt in lessituaties, voor het rechtstreeks uitzenden van een gebeurtenis en op incidentele basis;
- Voor het bevorderen van het bieden van kwalitatief goed onderwijs heeft de school een gerechtvaardigd belang bij het maken van video-opnames met het oog op begeleiding en coaching van onderwijzend personeel;
- Als een leerling en/of zijn ouders bezwaar hebben tegen opnames die met het oog op begeleiding en coaching van personeel worden gemaakt, dan zal de school ervoor zorgen dat de leerling tijdens de opnames een dusdanige plek krijgt in de klas dat deze niet in beeld komt. Een dergelijk bezwaar kan kenbaar gemaakt worden aan de functionaris gegevensbescherming;
- Voor het maken van video-opnames ten behoeve van het begeleiden en coachen van een leerling wordt vooraf om toestemming gevraagd aan de leerling en als de leerling minderjarig is, ook aan de wettelijke vertegenwoordiger van de leerling;
- Les op afstand via beeldbellen heeft plaats op grond van de grondslag gerechtvaardigd belang van artikel 6 lid 1 onder e en/of f Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Lesgeven kan in bijzondere omstandigheden mogelijk niet op een andere manier plaatshebben. Het belang van de school mag prevaleren boven het belang van een individuele leerling. Dit houdt in dat geen toestemming nodig is van betrokkenen.
- Het cameratoezicht en het maken van video-opnames geschiedt onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur;
- Degene die belast zijn met het beheer van het camerasysteem zijn het Hoofd Technische Dienst en de facilitair manager;
- Het Hoofd Technische Dienst of de facilitair manager kan het beheer van het camerasysteem delegeren aan één van de conciërges of aan één van de technisch onderhoud- of IT-medewerkers van een locatie van de Scholengroep Driestar-Wartburg;
- Bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem en het bekijken van de beelden zijn leden van het College van Bestuur, directeuren, conciërges, hoofd technische dienst, facilitair manager, beleidsmedewerker arbo en veiligheid en de functionaris gegevensbescherming. Een directeur kan zich, indien noodzakelijk, hierbij laten vervangen door een adjunct-directeur;
- Degenen die toegang hebben tot de camera- en videobeelden zullen daarmee strikt vertrouwelijk omgaan. Zij zullen geheimhouding betrachten (zie artikel 4.4 van het Privacyreglement);
- Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de camerabeelden en het camerasysteem;
- Het is ouders en/of leerlingen niet toegestaan om opnames te maken van lessen op afstand en deze te delen op sociale media of te gebruiken voor welke doeleinden dan ook.
- Het cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt met borden of stickers op de plaatsen waar cameratoezicht plaatsvindt en bij de ingang van het terrein;
- Video-opnames met als doel begeleiding en coaching van personeel worden uitsluitend gemaakt in overleg met de betrokken personeelsleden en de betrokken leerlingen worden geïnformeerd;
- Video-opnames met als doel begeleiding en coaching van leerlingen worden uitsluitend gemaakt in overleg met de betrokken leerlingen en diens wettelijke vertegenwoordiger(s). De overige betrokken leerlingen worden geïnformeerd;
- Als sprake is van les op afstand via beeldbellen worden betrokkenen hierover ingelicht;
- Alle personeelsleden, leerlingen en ouders worden geïnformeerd over dit protocol door in de communicatie met betrokkenen te verwijzen naar de privacyverklaring en het privacyreglement.
- Voor betrokkenen is het protocol in te zien via https://privacy.driestarwartburg.nl/.
- De geregistreerde camera- en videobeelden worden uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen zoals in dit protocol zijn verwoord;
- Het gebruik van de camera- en videobeelden zal niet verder gaan dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor het toezicht is ingesteld;
- De bewaartermijn van de camerabeelden die gemaakt zijn met het oog op de veiligheid van de school zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten. De camerabeelden mogen langer bewaard worden in het kader van een wettelijke bewaarplicht of als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van geconstateerde incidenten. Zodra het incident is afgehandeld, worden de beelden vernietigd;
- De bewaartermijn van videobeelden die zijn gemaakt met het oog op begeleiding en coaching van personeel zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten. De videobeelden mogen langer bewaard worden als dit nodig is voor het begeleidingstraject. Na afronding van het begeleidingstraject of zoveel eerder als daarom door het personeelslid wordt verzocht, worden de beelden vernietigd;
- De bewaartermijn van videobeelden die zijn gemaakt met het oog op begeleiding en coaching van leerlingen is maximaal voor de duur van het begeleidingstraject of zoveel eerder als daartoe wordt verzocht door de leerling of een ouder van de leerling;
- De betrokkene van wie beelden zijn vastgelegd heeft recht van inzage, recht op rectificatie, recht op wissing en recht op beperking van verwerking van gegevens volgens artikel 6 van het Privacyreglement;
- De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens;
- Videobeelden die zijn gemaakt in het kader van lesgeven op afstand worden niet langer bewaard dan tot het einde van het schooljaar, waarin de videobeelden zijn gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor degenen die voor de betreffende les uitgenodigd waren;
- Videobeelden die zijn gemaakt in het kader van het bestrijden van fraude bij examens en toetsen met digitale surveillance worden bewaard zolang er geen eindcijfer bekend is. Na afloop van het de afname van het examen of de toets wordt met behulp analytische software de opname beoordeeld op mogelijke onregelmatigheden. Deze onregelmatigheden worden achteraf handmatig gecontroleerd en beoordeeld door een docent of een surveillant;
- De bewaartermijn van videobeelden die zijn gemaakt voor het tot stand brengen van een rechtstreekse uitzending van een gebeurtenis of op incidentele basis zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten.
- Heimelijk cameratoezicht kan worden ingezet als er sprake is van een duidelijk vermoeden van diefstal, c.q. andere onrechtmatigheden en de school er niet in is geslaagd om met minder vergaande middelen – waaronder het reguliere cameratoezicht – een einde te maken aan de onrechtmatigheden;
- Het heimelijk cameratoezicht wordt in duur en omvang zo beperkt mogelijk gehouden;
- Het heimelijk cameratoezicht zal zich niet uitstrekken tot plaatsen waar de privacy van de betrokkenen onder alle omstandigheden gewaarborgd dient te zijn, waaronder in ieder geval doch niet uitsluitend, de was- en toiletruimten, de kamers van de schoolleiding, de vertrouwenspersonen e.d.;
- Heimelijk cameratoezicht is uitsluitend toegestaan na specifieke voorafgaande toestemming van het College van Bestuur onder vermelding van de voorwaarden waaronder het heimelijk cameratoezicht plaatsvindt;
- De Scholengroep Driestar-Wartburg informeert - voor zover redelijkerwijs mogelijk - achteraf de betrokkenen over het toegepaste heimelijk cameratoezicht;
- Voordat heimelijk cameratoezicht wordt toegepast, wordt beoordeeld of een voorafgaande raadpleging bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is;
- Als een voorafgaande raadpleging nodig is, dan wordt deze aangevraagd bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Er wordt in dat geval niet eerder aangevangen met het heimelijk toezicht dan nadat de uitkomst van de voorafgaande raadpleging bekend is en er op basis daarvan met de voorgelegde verwerking van de persoonsgegevens begonnen mag worden.